Att sortera och gallra ansökningshandlingar

Hög ansökningar

Stor hög ansökningshandlingar

Den som rekryterat och gått igenom många ansökningshandlingar vet att det kan vara både mödosamt och påfrestande. Dessutom skall detta oftast göras samtidigt som man har andra arbetsuppgifter att sköta. Det uppstår lätt störningsmoment med t ex inkommande telefonsamtal och störningarna gör att man förlora tempo. Till stor del blir detta ett problem med att inte kunna ha sin uppmärksamhet helt fokuserad på det man håller på med.

Det är därför bra att ha någon form av system där du hanterar ansökningshandlingar på ett så effektivt och smidigt sätt som möjligt utan onödigt slöseri med dina och andras energi och arbetsinsatser.

Gör en bra kravspecifikation

Det är mycket viktigt att först lägga tid på att göra en så bra kravspecifikation som möjlig för tjänsten. Den kan sedan användas som en övergripande riktlinje istället för att fatta ett nytt beslut för varje ansökningshandling. På så sätt spar du både tid och energi och behöver inte göra en massa osammanhängande beslut.

Arbeta systematiskt

Ett bra system skulle kunna vara att först göra en snabb överblick och grovgallring av ansökningshandlingarna i 3 st högar ”Intressanta”, ”Tveksamma” och ”Ej intressanta”.

Några plus och minus i ansökningar:

PLUS
Har den sökande erfarenhet från branschen?
Har den sökande erfarenhet från tjänsten?
Har den sökande rätt utbildning?
Uppges några tidigare uppnådda resultat?

MINUS
Alltför osammanhängande bakgrund, 2 år på varje jobb (eventuellt undantaget extrajobb under studentperioden)?
Ingen erfarenhet av tjänsten?
Onödig påbyggd information som inte har relevans eller luckor i tidsperioder?
Information som inte stämmer överens?

Därefter jobbar du ytterligare med mer detaljerat urval i kategorin ”Intressanta” utifrån din från början uppställda kravspecifikation. Boka sedan intervjuer med de intressantaste kandidaterna så fort som möjligt eftersom risken är stor att de också har fler jobb på gång.

Under resans gång kan du behöva justera din kravspecifikation något beroende på underlaget, men det är en annan sak. Att ordentligt fundera igenom kravspecifikationen från början är ett bra tips och speciellt vara medveten om skillnaden mellan ”skallkrav”(vad som minimum måste finnas) och krav som bara är ”önskvärda” men som inte måste uppfyllas.

Ett exempel på detta skulle kunna vara att en viss utbildning eller erfarenhetsnivå ibland kan uppnås på annat sätt, så att lämpliga sökande inte utestängs utan anledning. Det kanske är önskvärt att du vill ha tag på en civilingenjör, men frågan du får ställa dig är om det är ett absolut måste?

Det du är ute efter är att så snabbt och effektivt som möjligt komma fram till och boka tid med de för dig mest intressanta kandidaterna.

Lycka till !